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Enviar - O Guia Essencial de Como Usar o E-mail com Inteligência e Elegância (Cód: 2601898)

Schwalbe, Will; Shipley,David

Sextante / Gmt

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Enviar - O Guia Essencial de Como Usar o E-mail com Inteligência e Elegância

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Descrição

'Esse é o livro que eu estava esperando.' - Bill Bryson, autor de Breve história de quase tudo

Por que enviamos e recebemos tantos e-mails desnecessários? O que é crucial e mais esquecido quando redigimos uma mensagem? O que fazer quando você envia uma bomba eletrônica capaz de arruinar uma carreira?
Todas as dificuldades que enfrentamos com os e-mails são abordadas em ENVIAR. Inteligente, bem-humorado e repleto de lições úteis extraídas das experiências (e equívocos) dos autores, ele fará você se comunicar com inteligência e elegância.
Este verdadeiro guia de etiqueta da era digital vai ajudar você a compreender as virtudes e os riscos de se usar e-mail e ensiná-lo a compor mensagens tão eficazes que permitam reduzir o número de e-mails enviados e recebidos.
David Shipley e Will Schwalbe descomplicam temas fundamentais como as saudações e os tratamentos mais apropriados, as questões de tom e estilo, o bom uso do “assunto”, a conveniência de enviar anexos, de responder a um ou a todos, como escolher entre cópia oculta ou cópia carbono, entre outros.
Eles também nos ensinam a usar os outros meios de comunicação com sabedoria, mostrando quando as alternativas ao e-mail - telefone, torpedos, cartas, faxes, uma conversa cara a cara ou simplesmente o silêncio - são mais adequadas.

Características

Produto sob encomenda Sim
Editora Sextante / Gmt
Cód. Barras 9788575424261
Altura 21.00 cm
I.S.B.N. 9788575424261
Profundidade 1.00 cm
Acabamento Brochura
Ano da edição 2008
Idioma Português
País de Origem Brasil
Número de Páginas 192
Peso 0.44 Kg
Largura 14.00 cm
AutorSchwalbe, Will; Shipley,David

Leia um trecho

:: INTRODUÇÃO :: Por que usamos tão mal o e-mail? >> Por que nos complicamos tanto com os e-mails? Por que enviamos tantas mensagens eletrônicas que nunca deveríamos sequer ter escrito? Por que as coisas saem do controle com tanta rapidez? Por que as pessoas não se lembram de que o e-mail deixa um registro eletrônico quase permanente? Por que nos esquecemos de compor as mensagens com clareza? Escrevemos este livro para tentar compreender por que os e-mails têm uma propensão tão grande ao erro e para aprendermos a enviá-los adequadamente. Nossa meta é redigir mensagens tão eficazes que acabem reduzindo o número total de e-mails. Não nos leve a mal; não odiamos e-mails. Reconhecemos que o e-mail mudou as nossas vidas para melhor sob muitos aspectos. Tudo o que queremos é utilizá-lo bem, antes que as pessoas comecem a desistir dele. Para início de conversa, o e-mail não existe há tanto tempo assim. Antes de 1971, o símbolo @ era basicamente usado por contadores e comerciantes. A internet oficial só chegou em 1983. Hoje a realidade é outra. Trilhões de e-mails são enviados a cada semana. Os americanos que trabalham em escritórios gastam pelo menos 25% do dia com e-mails e várias horas nos palmtops. Todos os dados demonstram que o uso do e-mail continua a crescer. E o que dizer do spam? Em 2001, equivalia a 5% do tráfego total da internet. Hoje, muitas vezes chega a 90%, com um total de 100 bilhões de mensagens comerciais não solicitadas enviadas todos os dias. Essa nova tecnologia tomou conta do mundo em mais ou menos uma década. Da mesma maneira que as gerações anteriores despenderam esforços para integrar o primeiro telégrafo e, a seguir, o telefone às suas vidas, nós estamos tentando integrar o e-mail às nossas. Ainda assim, nossas dificuldades com o e-mail não se devem apenas ao fato de ser um meio recente de comunicação. Elas tam - bém se originam das suas características únicas – ou da ausência delas. Se você não der um tom de forma consciente a um e-mail, nenhuma espécie de tom universal padrão será incluído automaticamente. Em vez disso, a mensagem escrita sem preocupação com o tom se transforma numa tela vazia na qual o leitor vai projetar os próprios temores, preconceitos e ansiedades. O e-mail exige sabermos quem somos em relação à pessoa para quem estamos escrevendo para adequarmos o tom desde o início, embora isso não seja tão simples quanto pareça. Como disse Walt Whitman, cada um de nós contém multidões. Somos chefes e subordinados, pais e filhos, damos bronca e confortamos, encorajamos e desencorajamos, e estamos constantemente trocando de papel, até mesmo enquanto falamos com uma mesma pessoa. Sim, toda comunicação escrita é mais difícil, nesse aspecto, do que as interações ocorridas cara a cara ou mesmo pelo telefone: não é possível revisar a sua mensagem de acordo com as reações recebidas da outra parte à medida que você escreve. E, nesse caso, dentre todas as mídias escritas, o e-mail é a mais difícil. Outros tipos de comunicação eletrônica nos fazem tropeçar menos do que o e-mail. Mensagens instantâneas (bate-papo virtual) e de texto (torpedos) chegam bem perto da dinâmica de uma conversa ao vivo, e costumam se dar entre pessoas que já se conhecem. Há nelas um tom relativamente consistente: o de um bate-papo informal. O e-mail não oferece esse tipo de alternativa porque o usamos tanto para a comunicação informal (marcar encontros com amigos, fazer perguntas para colegas) quanto para a formal (nos candidatar a um emprego, convencer possíveis clientes). As diferenças se perdem e isso pode nos confundir. Além disso, utilizamos o e-mail com rapidez. Temos de acertar o tom da mensagem inúmeras vezes ao dia, muitas delas sob intensa pressão e para destinatários cujas necessidades, atitudes e humores estão em constante mutação. Para complicar, a velocidade do e-mail não só nos ajuda a perder a calma como nos incita a isso. Nos e-mails, as pessoas podem não parecer elas próprias: ficam mais irritadiças, menos solidárias, menos cientes das coisas, se magoam com mais facilidade e tornam-se ainda mais fofoqueiras e traiçoeiras. O e-mail parece encorajar o que há de pior em nós. E há uma razão para isso. Numa conversa cara a cara (ou por telefone), o cérebro monitora constantemente as reações da pessoa com quem estamos falando. Percebemos do que ela gosta e do que não gosta. O e-mail, por sua vez, não nos proporciona feedback em tempo real. Mas a tecnologia de alguma maneira nos tranqüiliza e nos faz acreditar que tal canal existe. Os e-mails aumentaram muito a quantidade de escrita esperada de nós, mesmo daqueles cujos empregos não exigiam grande habilidade para redigir. Como resultado, todos reclamamos da grande quantidade de e-mails que recebemos, mas o que costuma se destacar é a qualidade das mensagens que trocamos. Afinal, o que podemos fazer para usar melhor o e-mail? No mínimo, é útil reconhecer que temos um problema generalizado com e-mails. Durante muitos anos, nos contentamos em permitir que as dúvidas e os problemas se acumulassem sem fazer muito a respeito. A julgar pela nossa experiência recente (pelas discussões que tivemos e pelas “histórias de horror” que ouvimos), concluímos que chegou a hora de aprender a usar o e-mail com mais atenção e habilidade. Nas páginas a seguir você vai descobrir como podemos evitar os desastres do e-mail e começar a usar essa poderosa ferramenta da comunicação para obter o que se quer, no trabalho e na vida pessoal. Para: O Leitor De: Shipley e Schwalbe Assunto: O primeiro capítulo: Quando enviar um e-mail? Vamos começar. Os oito pecados capitais do e-mail 1. O e-mail incrivelmente vago (“Lembre-se de fazer aquele negócio.”) 2. O e-mail que o insulta de tal forma que você se levanta da cadeira. (“COMO VOCÊ PÔDE DEIXAR DE FAZER AQUELE NEGÓCIO?!!!!!!”) 3. O e-mail que causa problemas com a justiça. (“Por favor, diga a eles que eu pedi para vender aquele negócio quando batesse os 70 dólares.”) 4. O e-mail covarde. (“O negócio é o seguinte: você está demitido.”) 5. O e-mail que não vai a lugar algum. (“Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: aquele negócio.”) 6. O e-mail que é tão sarcástico que o deixa sem ação. (“Você se saiu bem naquele negócio. Muito bem.”) 7. O e-mail informal demais. (“E aí? Quais as novas no negócio do emprego?”) 8. O e-mail inadequado. (“Vamos discutir aquele negócio no meu quarto de hotel?”) :: CAPÍTULO 1 :: Quando enviar um e-mail? >> Você carregaria um violino numa capa úmida? Embrulharia o presente do 250 aniversário de casamento em papel de seda usado? Enviaria pelo correio taças de vinho num saco de supermercado? A maneira como você envia alguma coisa pode ter um profundo impacto sobre o que está enviando. O método de envio carrega, em si, uma mensagem própria. Aqui está uma mensagem de texto enviada para o celular da funcionária de uma loja de roupas no País de Gales: Analisamos o seu desempenho de vendas e ele foi insuficiente. Como resultado, não precisamos mais dos seus serviços. Grato. Uma tendência começa a se revelar. Uma loja de aparelhos eletrônicos fez o mesmo recentemente, avisando a 400 funcionários, via e-mail, que estavam sendo demitidos. Nosso quadro de funcionários sofreu uma redução. Infelizmente, o seu cargo é um dos que foram eliminados. Quanta gentileza. Precisamos lembrar que não é pelo fato de termos acesso ao e-mail que devemos usá-lo para tudo. Por causa da velocidade e da aparente urgência das novas formas de comunicação, muita gente simplesmente lança mão da primeira coisa disponível. Ou, então, cai na armadilha das trocas “olho por olho”: se recebe um e-mail, responde por e-mail; se recebe uma carta, sente-se na obrigação de responder por carta. Podemos fazer melhor do que isso. Na verdade, trata-se de parar e pensar nos prós e contras de cada forma de comunicação antes de se decidir por uma delas. No entanto, escolher a mídia mais apropriada para determinado tipo de mensagem não é tarefa fácil. Quando devemos usar o e-mail? Quando é mais eficaz enviar um torpedo? E o que dizer de uma carta ou do telefone? (Lembra-se deles?) Ou, até mesmo, de uma visitinha em pessoa? Ou, ainda, a opção que parece ser uma das mais eficazes e a menos usada: simplesmente não fazer nada. Jogo dos quartetos Escolha um item de cada coluna. Quais deles ficam bem juntos? Tente misturar e combinar: E-mail Torpedo Carta Telefone Fax Chefe Amigo Colega Assistente Mentor Informal Urgente Rotineiro Inesperado Emotivo Pedido Solicitação Agradecimento Crítica Desculpas Não é algo tão objetivo assim, é? Você envia um torpedo com um agradecimento rotineiro para um amigo? Ou telefona? Você envia um fax para um colega com uma crítica inesperada? Ou um e-mail funcionaria para todas as opções anteriores? Para encontrar o caminho até a melhor decisão, você precisa compreender melhor as tecnologias de comunicação disponíveis. Vamos começar pelos pontos positivos e negativos daquele que nós mais usamos e menos compreendemos. O e-mail Sete grandes motivos pelos quais amamos o e-mail 1. O e-mail é a melhor mídia para trocar informações essenciais. A que horas é o filme? Onde fica o restaurante? Quem vai à reunião? Antes do e-mail, qualquer uma dessas perguntas teria exigido pelo menos um telefonema. Se a sua chamada não acabasse na secretária eletrônica e você conseguisse falar com quem desejava, a etiqueta exigiria uma troca de informações muito mais longa do que a simples resposta para uma pergunta. Culpa-se o e-mail pela morte da carta, o que é injusto. O e-mail é o culpado pela morte do telefonema inútil. (Aliás, foi o telefone que matou a carta.) Quando Will era editor chefe no início da década de 1990, costumava receber de 50 a 60 telefonemas por dia – e nenhum e-mail. Quase 20 anos depois, trabalhando numa outra editora, recebia apenas de 10 a 15 telefonemas por dia. Muito do que costumava exigir um telefonema agora pode ser resolvido de maneira mais eficaz: com um e-mail. E não é só isso! 2. É possível entrar em contato com quase qualquer um por e-mail – e não só com contatos profissionais. Recentemente, Duncan Watts, sociólogo da Universidade de Colúmbia, nos Estados Unidos, refez o famoso estudo dos seis graus de separação, dessa vez para o e-mail, demonstrando que todo indivíduo está relacionado a um outro qualquer por meio de uma corrente de não mais do que seis pessoas. Watts pediu aos participantes do estudo que fizessem chegar uma mensagem de e-mail a alguém que não conheciam: um professor de uma faculdade americana, um bibliotecário da Estônia, um consultor em tecnologia da Índia, um policial da Austrália e um veterinário do Exército norueguês. Mas a pessoa só podia encaminhar a mensagem para conhecidos. Resultado: em média, as mensagens encaminhadas atingiram seu alvo com apenas quatro envios. Outro benefício claro é poder fazer a sua mensagem chegar a meia dúzia ou mil pessoas com a mesma facilidade e de maneira tão econômica quanto a uma pessoa só. E a maioria dos endereços de e-mail pode ser descoberta com facilidade. 3. Fuso horário não é um problema para os e-mails – trata-se de uma maneira eficiente e econômica de se comunicar com pessoas de todo o mundo. Você pode escrever um e-mail a qualquer hora do dia ou da noite e enviá-lo no instante em que o terminar ou programá-lo para ser enviado dali a horas ou dias. 4. Os e-mails podem ser gravados e sofrer buscas. Mesmo que você dê um telefonema eficiente, ele não ficará registrado. Você vai confiar nas anotações da outra pessoa? 5. O e-mail permite que você componha a sua mensagem sob as suas condições e no seu próprio tempo. Ao contrário de uma conversa, o e-mail lhe dá tempo para pensar no que você deseja dizer. 6. Você tem a escolha de manter partes ou toda uma série de e-mails preexistentes. Isso lhe permite mencionar algo de uma conversa anterior, atualizar qualquer um que entre posteriormente na discussão ou, sem que ninguém saiba, eliminar partes irrelevantes ou inadequadas da correspondência. 7. O e-mail lhe permite anexar e incluir informações que o destinatário poderá recuperar quando desejar. Isso significa acesso imediato a mapas, fotografias, diagramas, planilhas, links e outros documentos. Um resumo da história do e-mail No início da década de 1960, o Pentágono precisava reunir, com mais eficiência, a capacidade de todos os seus computadores. (Para reagir a coisas como, digamos, um ataque de mísseis soviéticos.) Para tanto, pediu à DARPA, Agência do Departamento de Defesa para Projetos de Pesquisa Avançada, para construir a primeira rede de computadores do mundo. O projeto, batizado de ARPANET, ligou a Universidade da Califórnia à de Stanford no dia 29 de outubro de 1969. A primeira mensagem enviada por essa rede foi “LO” (teria sido “LOGIN” se o computador não tivesse pifado). O primeiro e-mail do mundo – uma mensagem curta trocada entre dois computadores da ARPANET – foi enviado dois anos depois, em 1971. A essa altura, todos os usuários de um computador ARPANET tinham uma “caixa de correio” rudimentar. Ray Tomlinson, cientista da computação de Cambridge, Massachusetts, inventou um endereço simples para mensagens enviadas de um usuário para o outro, usando a conta do usuário e o nome do computador, separados pelo símbolo @. A primeira mensagem enviada por ele foi um tanto singular: os computadores estavam na mesma sala e Tomlinson era ao mesmo tempo o remetente e o destinatário, então nem se deu o trabalho de redigir uma declaração sentimental ou de grandeza histórica. Inicialmente, a rede física da ARPANET consistia em algumas conexões de longa distância entre as costas leste e oeste dos Estados Unidos. Mas ela cresceu e, em 1983, foi dividida os ramos militar e civil. (O ramo militar passou a ser chamado de MILNET; o civil ficou com a ARPANET.) Quando foi divulgada, a ARPANET não era mais a única rede civil disponível. Grupos de pesquisa e organizações haviam começado a criar redes de computadores próprias que logo começariam a se fundir à ARPANET para formar os primórdios da internet. Para que essa integração ocorresse, no entanto, os computadores dessas diferentes redes precisavam se comunicar. Era necessário um protocolo simples e eficiente para o envio de informações. Assim, entrou na história o TCP/IP, criado em 1974, mas não adotado pela ARPANET e por outras redes até 10 de janeiro de 1983. Hoje, quase 25 anos depois, o TCP/IP ainda é o protocolo padrão da internet. O IP (ou protocolo da internet) lida com endereços, ao passo que o TCP (protocolo de controle de transmissão) regula a maneira como as mensagens são divididas e enviadas. Uma vez estabelecidas as regras, serviços concorrentes começaram a pipocar por todos os lados, e as empresas de telecomunicações entraram na briga. Em 1983, a MCI lançou o MCI Mail, que cobrava dos assinantes 45 centavos de dólar para enviar uma mensagem com até 500 caracteres. (O serviço tinha uma característica especial: a MCI ligava para o usuário quando chegava uma nova mensagem eletrônica.) A CompuServe entrou no jogo, assim como a America Online que, sábia e lucrativamente, se posicionou como um serviço para pessoas que não tinham intimidade com computadores. A Lotus, a Microsoft e outras incluíram no mercado produtos para simplificar o uso do e-mail por todos os funcionários de uma empresa. E, de repente, e-mails não eram mais coisa do outro mundo. Oito motivos para você não querer usar o e-mail As vantagens do e-mail podem ser, também, as suas debilidades. Não há como ter certeza de que o e-mail é a forma mais apropriada para uma mensagem até considerarmos todos os seus riscos e limitações. 1. A facilidade do e-mail estimula trocas desnecessárias. Por ser fácil fazer trocas curtas por e-mails, as pessoas acabam extrapolando. Fazem perguntas quando, na verdade, não precisam de respostas (ou quando poderiam descobrir sozinhas). Também enviam informações que não precisam ser enviadas e estendem conversas muito além de sua data de validade. Isso não quer dizer que sejamos contra todas as trocas desnecessárias. Um encontro casual, quer pessoalmente ou por e-mail, pode criar laços e, algumas vezes, até mesmo levá-lo a informações que podem se mostrar úteis mais tarde. >>Dica: Se você não pára no escritório de um colega a cada 10 minutos para bater papo, também não vai querer lhe enviar um e-mail banal 30 vezes ao dia. 2. O e-mail substituiu, em grande parte, o telefonema, mas nem todo telefonema deve ser substituído. Como o e-mail fica suspenso no tempo e no espaço, pode ser uma ferramenta ineficaz para obter algum tipo de acordo, encontrar um meio-termo ou chegar a uma conclusão. >>Dica: Passar emoção, lidar com uma situação delicada, estudar o terreno, todos esses desafios costumam ficar mais fáceis quando mediados pela voz humana. 3. Você pode entrar em contato com todo mundo, mas, também, todo mundo pode entrar em contato com você. Muita gente que parecia estar fora do nosso alcance se encontra, em teoria, acessível nos dias de hoje. Muitos presidentes de empresa lêem os próprios e-mails sem um crivo anterior, ao passo que uma carta de conteúdo desconhecido e inadequado teria pouca chance de ir além de um assistente. Todos recebemos vários e-mails, todos os dias, de gente que não conhecemos, gente para quem nunca demos o nosso e-mail pessoal, simplesmente porque esses indivíduos encontraram o caminho até as nossas caixas de entrada combinando nome, sobrenome e nome da empresa... ou buscando na internet. Essa uniformização hierárquica tem um apelo igualitário, mas também confunde ao gerar uma ausência de formalidade que é, com freqüência, mal empregada. Se você fosse, digamos, um funcionário novo do RH, nem sonharia em entrar na sala do presidente com uma queixa de pouca importância. Se fosse estudante, nem pensaria em ligar para um professor no meio da noite com uma pergunta sobre um trabalho que não fez porque estava de ressaca. E se fosse fazer uma apresentação fora do país, se informaria da etiqueta e das regras locais antes de ir para lá. O e-mail é, ao mesmo tempo, tão íntimo e tão simples que torna atos pouco sábios mais suscetíveis: uma vez que você tenha o endereço de uma determinada pessoa, pode contatá-la a qualquer hora do dia ou da noite. Esse acesso, antes inimaginável, obscurece a nossa capacidade de discernir quem somos em relação à pessoa para quem estamos escrevendo. Com isso, as pessoas fazem pedidos descabidos que podem prejudicar relacionamentos e atrapalhar carreiras. Pessoas em cargos de alto nível viram evaporar, com o advento do e-mail, o divisor de respeito hierárquico que um dia existiu entre elas e os subordinados. Mensagens com saudações do tipo “E aí, reitor?” ou “Qual é, diretor?” escritas por Desconhecienviar: dos são freqüentes. Desde que o e-mail entrou em cena, há gente que acredita, erroneamente, que as regras mudaram com relação a um tratamento mais familiar, que o jogo mudou por se tratar de uma mídia diferente. O problema está em separar o que é intimidade legítima de excesso de intimidade. O campo Assunto ou o nome do remetente pode, às vezes, indicar quais e-mails você quer ler primeiro, quais podem esperar ou quais vão deixá-lo irritado. Mas isso não é infalível. Até mesmo programas que oferecem a visualização da mensagem sem que você precise abri-la em outra tela só lhe economizam um clique – você ainda precisa ler a mensagem. Para aqueles com o luxo de ter um assistente, o e-mail apresenta outro problema. São tantas as mensagens confidenciais, que muitas empresas proíbem os executivos de permitir que outros acessem as suas contas de e-mail. Pessoas superocupadas se vêem diante da escolha de percorrer uma extensa caixa de entrada todos os dias ou desobedecer as regras e confiar a privacidade (sem falar do poder de enviar e-mail sob seu nome) a outra pessoa. Durante o Fórum Econômico Mundial de Davos, na Suíça, em 2006, um dos assuntos que mais inflamou o debate entre líderes mundiais foi este: permitir ou não à equipe de assessores o gerenciamento das caixas de correio eletrônico. Uma pesquisa on-line realizada em 2002 pela Associação Internacional de Profissionais de Administração e pelo ePolicy Institute descobriu que 43% dos assistentes administrativos escrevem e enviam e-mails sob o nome do chefe, e 29% têm permissão para apagar mensagens antes de serem lidas pelos superiores. Bill Gates tem um programa que diminui a quantidade de e-mails que ele tem de administrar: reduziu de milhares por dia para aproximadamente 100, deixando passar apenas as mensagens enviadas por pessoas com quem ele já se correspondeu. O restante vai para assistentes que, então, as classificam e resumem. >> Dica: Não adote um tom de intimidade instantânea nas mensagens que envia. Quanto às que recebe, experimente o uso de filtros. Mas lembre-se de que os filtros atuais em geral são imprecisos ou excessivamente restritivos. Até surgirem filtros mais inteligentes no mercado, pense duas vezes antes de sair distribuindo o seu endereço de e-mail. 4. Se o e-mail desafia fusos horários, também pode desafiar o decoro. Ele pode chegar quando você está tentando terminar um projeto, exatamente quando o que menos quer é outra tarefa. Conforme salientou Clive Thompson na The New York Times Magazine, é freqüente não sabermos se vale a pena ler um e-mail até lê-lo de fato; ler exige tempo e atenção, e a interrupção pode diminuir a sua produtividade. Depois que um funcionário pára, costuma levar cerca de meia hora para voltar à tarefa original – supondo que ele volte à tarefa original. De acordo com os pesquisadores citados por Thompson, 40% dos funcionários passaram para uma tarefa completamente diferente após sofrerem uma interrupção, deixando a anterior de lado, negligenciada e pela metade. >>Dica: Não se esqueça de que todo e-mail é uma interrupção. Se o assunto não for urgente, uma carta pode ser menos invasiva. 5. O fato de o e-mail deixar rastros pode fazer você ser responsabilizado pela sua correspondência eletrônica. Não só tudo aquilo que você enviou como também tudo o que você recebeu pode ser usado contra você um dia. (Veja mais sobre isso no Capítulo 6.) Para aqueles que adoram repetir “Eu avisei”, o e-mail é a invenção mais gratificante da história: eles agora podem atirar as suas palavras de volta na sua cara. O e-mail também é uma ótima maneira de passar a bola adiante, e, para aqueles cujo primeiro instinto é tirar o corpo da reta, o e-mail proporciona inúmeras oportunidades de entrar na reta sem querer. Quantos de nós já recebemos mensagens que ocultam, no meio de um blablablá aparentemente irrelevante, uma informação bombástica? (Por exemplo: “O carregamento vai atrasar”, “parece que estouramos o orçamento”, ou “só queria avisar que o cara do banco ligou”.) E quando a bomba explode, a culpa é sua. Afinal de contas, existem provas de que você foi avisado e que teve tempo suficiente para agir. E existe um registro em e-mail para prová-lo. >>Dica: Se você trabalha com cobras, observe os e-mails delas como uma águia. 6. Para o bem e para o mal, é muito fácil encaminhar um e-mail. Lembre-se de que a sua mensagem pode ser enviada para as pessoas erradas. É claro que isso também pode ser feito via correio. Alguém pode fazer uma fotocópia de uma carta que coloque você numa situação pouco favorável e enviá-la para terceiros, mas ele ou ela ficaria numa posição tão ruim quanto a sua – o empenho necessário realça a maldade existente por trás da ação, ao passo que a facilidade do e-mail, de alguma maneira, a oculta. >>Dica: Jamais encaminhe qualquer coisa sem permissão e sempre parta do princípio de que tudo aquilo que você escrever será encaminhado. 7. As palavras que você escreveu por e-mail podem ser alteradas. E-mails encaminhados podem ser editados de maneira invisível e sem que você fique sabendo. Mesmo que o seu e-mail encaminhado permaneça intocado, o contexto e o significado podem ser mudados se a parte da mensagem que você respondia for alterada ou omitida. >>Dica: Se tiver de enviar um documento via e-mail e não quiser que as suas palavras sejam alteradas, envie-o em pdf (ver página 71) ou em outro formato difícil de ser mexido. 8. E-mails com anexos podem vir com mais do que se deseja. Além de ocuparem um espaço valioso em servidores e computadores, eles podem conter vírus. Se alguém lhe enviar uma mensagem com 100 arquivos de imagem (ver páginas 71-72), ela poderá ocupar todo o espaço que lhe foi dado no servidor da empresa e impedi-lo de enviar e de receber novos e-mails até você apagá-la – algo que talvez não possa fazer se estiver fora do escritório. Um aviso sobre anexos em Word: eles podem ter o comando Controlar Alterações ativado (uma função que mostra todas as edições feitas no documento). Se você não quiser que as pessoas vejam o histórico do que foi alterado, certifique-se de que as alterações foram aceitas e não sejam mais visíveis. De outra maneira, pode haver motivo para constrangimentos. >>Dica: Antes de enviar um e-mail carregado de anexos, preste atenção no conteúdo do que está enviando e evite estourar a caixa de entrada do destinatário. Algumas palavras sobre o palmtop A essa altura, já sabemos que os e-mails não chegam apenas à sua mesa de trabalho. Também descobrimos que o BlackBerry e seus similares podem transformar funcionários em servos, ligados ao e-mail 24 horas ao dia, sete dias por semana. E a tentação de verificar se novas mensagens foram recebidas (ou a exigência de que você o faça) vai deixá-lo eternamente preso ao trabalho. Como digitar com um só dedo faz as pessoas soarem menos cultas e mais ríspidas, os palmtops nem sempre são a melhor escolha na hora de enviar uma mensagem, embora usar a frase “Enviado de um palmtop” no corpo do e-mail possa contribuir para que as suas transgressões sejam perdoadas. E as limitações do e-mail, como o fato de não servir para mensagens complexas e emotivas, tornam-se ainda mais pronunciadas quando você compõe ou lê mensagens na telinha minúscula de um palmtop. Erros de digitação cometidos nos palmtops são bem tolerados. Um estudo veiculado na revista Psychology Today analisou a diminuição da velocidade de leitura associada aos diferentes tipos de erros ortográficos. Quando há troca de letras no meio de palavras que contêm cinco ou mais letras, há apenas uma diminuição de 11% na velocidade de leitura. Quando a troca ocorre no início ou no fim das palavras, a diminuição é de 36% e 26%, respectivamente. Isso significa que erros de digitação ocorridos no meio da palavra, do tipo que normalmente se vê em mensagens escritas em palmtops, não são tão relevantes. Para compreender o que queremos dizer, experimente ler este texto que andou circulando na internet: De aorcdo com uma peqsiusa de uma uinrvesiddae ignlsea, não ipomtra em qaul odrem as lteras de uma plravaa esetajm. A úcnia csioa iprotmatne é que a piremria e a útmlia lteras etejasm no lgaur crteo. O rseto pdoe ser uma bçguana ttaol, que vcoê anida pdoe ler sem pobrlmea. Isso poqrue nós não lmeos cdaa ltera isladoa, mas a plravaa cmoo um tdoo. A tecnologia dos palmtops ainda deixa a desejar na hora de lidar com alguns anexos e documentos muito grandes. Por isso, uma cortesia importante a observar ao enviar um anexo para alguém que possa estar usando um palmtop é mandar um resumo do conteúdo dos arquivos e avisar da urgência (ou não) com a qual o destinatário precisa analisá-los. O ideal é usar o campo Assunto para descrever a mensagem em poucas palavras. Existem três tipos principais de gerenciadores de e-mails em palmtops: os que automaticamente “empurram” e-mails novos para a tela tão logo sejam recebidos, os que buscam e-mails de acordo com um intervalo programável (digamos, a cada 10 minutos) e os que fazem com que você tenha que dar a ordem para baixar as novas mensagens. Os dois primeiros são mais rápidos e mais eficientes; o terceiro, mais trabalhoso, é indicado para viciados em processo de recuperação que estão tentando se livrar do hábito de verificar a caixa de entrada a cada 10 segundos. Há muitas queixas sobre o uso indevido dos palmtops (pessoas que verificam mensagens durante o jantar, nas férias, no cinema, em reuniões, no parque com os filhos). Mas verificar mensagens num palmtop não é muito diferente de qualquer outro tipo de comportamento que demonstre que você não está dando atenção àqueles ao seu redor. Nossa sugestão: peça às pessoas mais próximas que lhe digam se o uso do palmtop está incomodando. Em caso de dúvida, pare. Para outras discussões a esse respeito, ver páginas 176-180.

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